Skype vẫn là kênh được rất nhiều công ty làm kênh chát giao tiếp chính, hoặc hiện này cũng có nhiều công ty sử dụng phiên bản miễn phí của Chatwork để làm kênh chát và tạo nhóm chát khá hiệu quả, nhưng gần đây Chatwork đã hạn chế và thu phí. Tuy nhiên, nếu thử xài Slack hay Telegram sẽ thấy được nhiều ưu điểm vượt trội hơn các app khác.
Các đội nhóm xung quanh mình thì hầu hết xài Telegram nhưng Slack có những ưu điểm mà ngay cả Telegram cũng không có.
Bài này mình sẽ phân tích hai ứng dụng chat dành cho đội nhóm mà mình nghĩ là tốt nhất hiện nay.
1. Tính tổ chức
Về khía cạnh này, Slack xứng đáng là số một trong làng app chat. Tất cả các app chat khác từ Skype, Zalo, Viber đến Telegram đều thua Slack ở yếu tố này vì các app này là U2U (User-to-User). Tức là không tham gia đội nhóm nào, chúng ta vẫn có thể tự tạo và sở hữu riêng cho mình tài khoản của các app chat trên.
Với Slack thì không, nó là tài sản riêng, sân chơi riêng của tổ chức. Bạn phải được mời vào, truy cập đúng đường dẫn và thậm chí một số công ty còn giới hạn phải đăng nhập bằng đúng tài khoản G Suite mới được, để tăng tính bảo mật.
Khi tham gia vào Slack, bạn cũng chỉ có thể tham gia một số nhóm mở và tính tổ chức ở đây phát huy công năng lớn nhất là khi bạn… nghỉ việc.
Ở Skype, Zalo hay Telegram, sau nghỉ việc bạn vẫn có thể tồn tại trong các group chat của công ty và nếu group đó do bạn tạo ra thì càng căng hơn nữa. Có khả năng công ty phải tạo group mới và mất hết dữ liệu chat cũ.
Mình có một người bạn, nghỉ công ty cũ đã 3 năm vẫn có thể xem và tải lại các tài liệu mà trước đó công ty gửi cho nhau qua Telegram.
Chưa hết, trong từng nhóm, Slack còn cho phép tuỳ chỉnh quyền hạn của thành viên. Tránh việc ai đó spam, quấy nhiễu người khác quá nhiều. Đúng bản chất của một tổ chức: Có cấp bậc, có vai vế và quyền hạn khác nhau.
App Slack hỗ trợ đăng nhập cùng lúc nhiều đội nhóm khác nhau nhưng mỗi đội nhóm là riêng biệt, sẽ xem và quản lý. Còn Telegram là trộn chung hết lại.
2. Tính toàn vẹn thông tin
Đây là một trong những yếu tố quan trọng của một tổ chức nếu muốn được cấp chứng chỉ ISO 27001 (chứng chỉ về an ninh thông tin). Nếu dùng Telegram, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xoá nội dung chat bất kỳ lúc nào, thậm chí xoá toàn bộ lịch sử chat.
Slack có chế độ tuỳ chỉnh để thành viên chỉ được chỉnh sửa và xoá trong vòng 10 phút.
3. Tính mở rộng
Telegram công khai các API để lập trình thêm các thông tin tuỳ biến, điều này rất hay và hữu dụng. Tuy nhiên chỗ này Slack còn đỉnh hơn vì có hẳn kho ứng dụng với sẵn các ứng dụng phổ biến như Dropbox, Google Drive, Trello, Asana, Jira, Confluence…
Chỉ với vài click chuột là mọi thứ như tài liệu, task công việc cho đến nhiều tiện ích khác đều tập trung về một mối quy nhất là Slack.
Khi đó, chỉ cần chat trên Slack là bạn có thể biết được ai vừa hoàn thành task nào, task nào bị trễ deadline, ai vừa phỏng vấn xong ứng viên và bình luận gì về ứng viên đó, ai phỏng vấn tiếp theo…
Đây thực sự là một khác biệt lớn ở Slack.
4. Nhược điểm của Slack
Khen nhiều rồi cũng nên chê một chút để anh em có cái nhìn đa chiều xem có nên chuyển sang dùng Slack hay không.
- Không miễn phí như các app chat kia. Chỉ miễn phí 10,000 tin nhắn. Từ tin nhắn thứ 10,001 trở đi là tự động bị xoá. Phí tương đối đắt. Bảng giá đây.
- Lưu trữ file cũng bị hạn chế dung lượng.
- Khi up ảnh lên để chia sẻ, không hỗ trợ vẽ tay (doodle).
- Trải nghiệm up ảnh và chia sẻ file trên Slack thua xa Telegram.
- Ở ngay cả bản trả phí, chất lượng thoại không tốt.
- Trước kia chỉ có tạo username kiểu ký tự viết liền như cuhiepdeptrai. Giờ cho tạo thoải mái, vừa có dấu, vừa có khoảng cách, kiểu như Cu Hiệp Đẹp Trai. Cho tạo như này nếu công ty không có quy ước rõ ràng về cách tạo thì những cái tên “quốc dân” như Nguyễn Tuấn Anh mà trong tổ chức đông người thì tìm kiếm ra người này để tag là thực sự mệt mỏi.
Bonus: Slack là không có vụ gửi sticker khi chat nhưng đổi lại là có reaction và cho tuỳ chỉnh thêm reaction icon tuỳ thích nên khá là vui.